Als gerechtsdeurwaarderskantoor gebruiken en verwerken wij veel persoonsgegevens. Wij willen u graag kort informeren over de belangrijkste gevolgen van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) voor ons beleid bij het afsluiten van een verwerkersovereenkomst en de samenwerking met onze opdrachtgevers.

Afhankelijk van de fase van de opdracht zijn persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk afkomstig van onze opdrachtgevers. Ontvangen wij een incasso-opdracht, dan zijn wij de verwerkings-verantwoordelijke. Wij voeren onze taken uit binnen een eigen verantwoordingskader op basis van de gerechtsdeurwaarderswet en diverse vigerende verordeningen. Dit verantwoordingskader is van toepassing ongeacht of de gerechtsdeurwaarder verwerkingen verricht die hem door wet zijn toegewezen (GDW art. 2) of vanuit nevenwerkzaamheden (GDW art. 20) zoals minnelijke incasso.

Dat onze opdrachtgevers met ons een (gedetailleerd) behandeltraject zijn overeengekomen doet hier niets aan af. Het is en blijft de gerechtsdeurwaarder die de wijze van verwerking van de gegevens bepaalt, aanvullende gegevens verzamelt en gegevens eventueel corrigeert. Het is zelfs de wettelijke plicht van de gerechtsdeurwaarder om onafhankelijk te zijn van instructie van derden, in het bijzonder van de opdrachtgever.

Dit is ook geaccepteerd door de Autoriteit Persoonsgegevens, die de Privacy-gedragscode heeft goedgekeurd inzake het verwerken van persoonsgegevens door leden van de KBvG (Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders).

Kort gezegd: wij hoeven geen verwerkersovereenkomst met onze opdrachtgevers af te sluiten en vice versa.

Verantwoordelijkheid voor de juistheid van gegevens

Vanaf het moment dat AGIN Timmermans de persoonsgegevens van een incasso-opdracht opneemt, dragen wij de verantwoordelijkheid voor de bescherming daarvoor. Dat houdt in dat de gegevens in overeenstemming moeten zijn met de gegevens, zoals deze door u als opdrachtgever aangeleverd zijn.

Zodra we starten met het voorbereiden van een dagvaarding of het betekenen van een exploot, hebben we de bevoegdheid én de verplichting om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren tegen basisadministraties. We dragen vanaf dat moment zelf de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens.

Op onze website heeft AGIN Timmermans een privacyverklaring voor klant-debiteuren opgenomen. In dat statement geven we informatie over onze Functionaris Gegevensbescherming, onze verwerkingen, de gegevens die we verwerken, de grondslagen en de mogelijkheden voor het uitoefenen van de rechten van betrokkene. Heeft een klant-debiteur vragen over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens in het incassotraject of over zijn of haar rechten onder de AVG? Dan kan hij/zij zich rechtstreeks tot ons wenden via een formulier op onze website.

Registratie en melden datalekken

AGIN Timmermans houdt een register bij van datalekken met bijbehorende impactanalyses. Daarnaast hebben we beleid voor de registratie van en het melden van datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel aan de betrokkene. Periodiek evalueren we eventuele datalekken en nemen we aanvullende maatregelen indien nodig.

Uitzonderingssituaties

De gerechtsdeurwaarder is in beginsel altijd verwerkingsverantwoordelijke, maar er zijn ook situaties waarin we alleen verwerker zijn. Bijvoorbeeld bij: